Droit d’accès aux courriels professionnels : ce que tout salarié doit savoir
La Cour de cassation reconnaît que les courriels professionnels sont des données personnelles au sens du RGPD.
Dans un arrêt du 18 juin 2025 (Cass. soc., n°23-19.022), la chambre sociale de la Cour de cassation a posé un principe fort : les courriels envoyés ou reçus par un salarié via sa messagerie professionnelle constituent des données à caractère personnel au sens du RGPD. À ce titre, le salarié dispose d’un droit d’accès à ces messages, incluant non seulement leur contenu, mais aussi les métadonnées associées (horodatage, destinataires…).
Un droit d’accès encadré mais essentiel L’employeur ne peut s’opposer à cette demande, sauf à démontrer que la communication des éléments porterait atteinte aux droits et libertés d’autrui (par exemple : secret des affaires ou vie privée d’un tiers). Il ne peut pas non plus exiger du salarié qu’il justifie les raisons de sa demande, même si celle-ci intervient dans le cadre d’un litige.
Un refus fautif peut ouvrir droit à réparation Le non-respect de ce droit constitue une faute. Si le salarié subit un préjudice du fait de ce refus, le juge peut en apprécier souverainement le montant et accorder une indemnisation.
Des délais stricts à respecter Conformément à l’article 15 du RGPD, l’employeur doit répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou volumineuse, à condition d’en informer le salarié dans le premier mois.
Une première copie gratuite Le salarié a droit à une première copie gratuite des données demandées (CJUE, 26 octobre 2023, aff. C-307/22).
Une position plus protectrice que celle de la CJUE La Cour de cassation adopte ici une position plus favorable aux salariés que celle de la Cour de justice de l’Union européenne, qui limite l’accès aux seules données personnelles contenues dans un document, sans garantir l’accès au document lui-même (CJUE, 4 mai 2023, aff. C-487/21).
Et la conservation des courriels ? Contrairement à d’autres documents (bulletins de paie, contrats…), la durée de conservation des courriels n’est pas encadrée par le Code du travail. Il revient donc à l’employeur, en tant que responsable de traitement, de fixer une durée raisonnable, en lien avec les finalités de la collecte. Ce sujet mérite d’être abordé en CSE, dans une logique de transparence et de respect des droits des salariés.