Comment remplir votre dossier VAE : les différentes étapes

Étape 1 :  Quelles sont les meilleures conditions pour passer une VAE ?

Il est important et nécessaire de bien définir votre projet si vous envisagez de faire une demande de VAE. Pour cela, il vous faut trouver la bonne certification, celle qui convient à votre projet professionnel.

Sachez également qu’il très important pour vous de bien étudier le référentiel de la certification que vous souhaitez obtenir, c’est-à-dire que vous devez connaître toutes les compétences et les savoirs liés à cette certification pour comprendre ce qu’on attend de vous et pouvoir vous y référer tout au long de votre préparation. Pour cela n’hésitez pas à contacter un CIO (centre d’information et d’orientation).

Pour votre information voici les trois différentes certifications possibles :

  • Les diplômes attribués par quelques ministères au nom de l’État comme l’Éducation nationale, la Santé ou l’Emploi par exemple. Ces diplômes sont des CAP, Bac Pro, diplômes universitaires…
  • Les titres délivrés par les chambres de commerce et d’industrie, les organismes de formation, certains ministères comme celui de la Défense ou des Transports…
  • Les certificats de qualification professionnelle (CQP) attribués seulement par les branches professionnelles comme l’immobilier, le milieu sportif …

Faire un bilan de compétence n’est pas une obligation mais conseillé. C’est un bon moyen de faire le point et de vous aider à formuler votre projet professionnel ou de formation.

Il est nécessaire d’une grande motivation et d’une grande détermination pour réussir votre validation des acquis de l’expérience. Vous devez faire preuve de rigueur et de constance tout au long de la démarche.

Afin de mettre toutes les chances de votre côté et savoir auprès de qui vous adresser pour entamer votre VAE, renseignez-vous. Pour cela, vous pouvez contacter un centre de conseil sur la validation des acquis de l’expérience (PRC). Vous les trouverez généralement dans des organismes comme Pôle Emploi, le Centre national sur les droits des femmes et des familles (CNDIFF), les Missions locales…Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de votre mairie.

En contactant ce PRC vous pourrez obtenir un entretien avec un conseiller qui sera en mesure de vous apporter l’aide dont vous avez besoin, qu’il s’agisse du choix d’une certification ou de la procédure à mettre en place pour démarrer votre VAE.

Étape 2 : comment faire une demande de candidature VAE (livret 1) ?

A ce stade de votre démarche, il faut rencontrer l’organisme certificateur qui délivre la certification que vous avez choisie. Cet organisme peut être un ministère, un organisme de formation public ou privé… Vous pouvez consulter la liste des principaux organismes certificateurs.

Un entretien avec un responsable de formation vous permet alors :

  • De vérifier la faisabilité de votre demande de VAE en relation avec la certification pour laquelle vous avez choisi
  • De bien comprendre comment va se dérouler la VAE qui est mise en place pour la certification qui vous intéresse
  • De préciser comment vous devez constituer votre dossier de candidature pour être accepté à la préparation de votre VAE. Ce premier dossier (dit de recevabilité) est encore appelé Livret 1

Il faut maintenant compléter le formulaire de “Demande de recevabilité à la validation des acquis de l’expérience” :

Il s’agit du cerfa n° 12818*02 qui comporte 4 pages à renseigner et réparties en 6 rubriques :

  • La rubrique 1 concerne la nature de votre demande, s’agit-il d’une première demande, d’un renouvellement ou d’une prolongation de cette demande
  • La rubrique 2 vous demande de préciser la certification professionnelle que vous visez
  • La rubrique 3 concerne votre état civil
  • La rubrique 4 vous demande de renseigner votre niveau de formation et les certifications que vous détenez à la date de votre demande
  • La rubrique 5 vous propose un tableau à remplir qui détaille votre expérience professionnelle en relation avec la certification que vous souhaitez obtenir
  • La rubrique 6 est consacrée aux déclarations sur l’honneur quant à l’exactitude des informations transmises. Vous devez également attester que vous ne faites pas l’objet d’une interdiction pénale ou administrative à vous présenter devant un jury de VAE

Le centre certificateur que vous avez choisie va vous indiquer les modalités et le délai pour transmettre votre dossier. Une fois déposée, votre demande est étudiée par l’organisme certificateur qui décide si vous correspondez aux critères de la VAE.

Ces critères sont :

  • Au moins 1 an d’expérience en relation avec la certification choisie
  • L’inscription de cette certification au Répertoire National des Certifications Professionnelles
  • De plus, il sera vérifié que vous ne faites qu’une seule demande de VAE par certification et que vous ne demandez pas plus de 3 VAE pour 3 certifications différentes par an

Une fois votre dossier instruit, l’organisme certificateur auprès de qui vous avez déposé votre dossier vous signifie dans un délai maximum de 2 mois la recevabilité ou non recevabilité de votre demande. Si passé ce délai de 2 mois vous n’avez pas eu de réponse, cela vaut pour décision de recevabilité

Étape 3 : comment élaborer votre dossier de validation des acquis (livret 2) ?

Vous avez reçu une notification de recevabilité de la part de votre organisme certificateur, il vous faut maintenant vous mettre au travail et vous mettre à l’élaboration de votre dossier d’expérience, autrement appelé livret 2.

Ce livret, qui va permettre au jury de vous évaluer, doit refléter votre expérience, vos compétences et l’adéquation de votre parcours avec la certification que vous souhaitez obtenir.

Les livrets 2 varient dans leur forme et structure d’un organisme certificateur à l’autre, cependant leur contenu est toujours identique :

  • Une description de vos expériences en lien avec la certification, qu’il s’agisse d’expériences professionnelles, ou en qualité de bénévole, de syndicaliste ou d’élu local
  • Une présentation du milieu dans lequel vous avez mené ces expériences : quel secteur professionnel, quelle entreprise ou association, quel organigramme, quels effectifs…
  • Une présentation détaillée des tâches accomplies et activités que vous avez menées
  • En annexe, tout document pouvant servir de justificatif à ce que vous avez écrit au fil de votre dossier. Ces documents peuvent être de différente nature : compte-rendu de réunions,bilan, lettre de mission, photos, œuvre de l’esprit comme un film ou un ouvrage, un document pour une campagne électoral, l’organisation d’un séjour, une action éducative…

Les organismes certificateurs donnent généralement aux candidats des indications sur la façon d’établir leur dossier, ils peuvent même fournir un document à compléter.

Enfin, vous devez adresser votre dossier à l’organisme certificateur qui se charge d’organiser le jury de la certification professionnelle. Respectez bien les délais et les conditions qui vous ont été donnés préalablement.

Étape 4 : La validation des acquis professionnels et l’évaluation finale

Pour préparer au mieux votre entretien avec le jury, essayez de déterminer et travailler les points les plus importants de votre dossier afin d’appuyer votre argumentation sur ceux-ci. Vous pourrez de cette façon anticiper les questions que le jury pourrait être amené à vous poser. Dans cette perspective, n’oubliez pas de vous baser sur le référentiel de la certification que vous avez fait.

Selon la certification, l’évaluation finale peut prendre la forme d’un entretien ou d’une mise en situation professionnelle, réelle ou simulée. Quoi qu’il en soit, le jury évaluera les compétences que vous avez acquises et contrôlera qu’elles sont bien celles qu’exige l’organisme certificateur.

Suite à son évaluation le jury a 3 décisions possibles :

  • La validation totale : vous avez donné toute satisfaction et vous obtenez votre certification. Votre VAE est entièrement réussie
  • La validation partielle : le jury estime que vous avez obtenu une partie de la certification et détermine une ou plusieurs compétences qui vous font défaut et qu’il vous faut retravailler pour obtenir la certification totale. La partie de certification que vous avez obtenue vous est attribuée définitivement, aucun délai n’est exigé de vous pour compléter votre validation. Le jury peut alors vous recommander d’améliorer vos connaissances et  de gagner en expérience avant de vous représenter à l’évaluation finale
  • Le refus de validation :  vos compétences et connaissances ne correspondent pas à la certification que vous souhaitez. Il vous est probablement proposé de redéfinir votre projet professionnel

Vous serez averti par courrier de la décision du jury et de ses recommandations en cas de validation partielle ou de refus de validation.

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